Excel est un logiciel bureautique de Microsoft qui avait été publié à la base sur Mac en 1985, mais la version adaptée à Windows à suivis en 1987. Depuis, c’est la référence en tableur financier. Les concurrents d’Excel sont nombreux, mais ils offriront seulement certaines des caractéristiques qu’on peut retrouver dans le tableur. Ceux qui se rapprochent le plus sont Zoho Sheet, Apple Nimbers, WPS office Spreadsheets, Google Sheets et bien d’autres encore. Ils seront utiles seulement si vous avez un besoin spécifique qui peut répondre à vos besoins. Avant d’aller plus loin, il est important de comprendre ce qu’est un tableur et son environnement pour bien comprendre son objectif.

Tout d’abord, un tableur a comme fonction première de manipuler des feuilles de calculs et automatiser les données financières. Les options ont divergé de cette simple utilisation. Aujourd’hui, il ne faut pas être surpris si les entreprises l’utilisent comme base de données simple. Certes, les très grandes entreprises vont préférer un ERP. Le service offert par ceux-ci va être plus complet et permettre une centralisation plus efficace des informations, mais ils utiliseront tout de même Excel pour analyser les données qui se retrouvent dans le système qu’ils se sont procuré. Il est très fréquent d’extraire les données du PGI pour le convertir en un format qui pourra être utilisé avec Excel. Les informations pourront être modifiées sans affecter la base de données principale de l’organisation et l’analyse pourra être faite dans le document sans souci. Il pourra même être partagé rapidement entre les collègues grâce aux fonctionnalités de partage offert dans Excel.   De plus, les feuilles de calculs d’Excel sont très simples à utiliser et lire. Il ne faut pas négliger que chaque employé à besoin d’un temps d’adaptation pour utiliser l’outil, mais si la feuille est bien structurée et adapter aux terminologies utilisées par cette division de travail. Il ne devrait pas être très difficile pour l’employé de s’y adhérer. D’ailleurs, chaque feuille dans le classeur est unique. L’information peut être copiée, mais l’identifiant de la feuille est toujours unique. C’est semblable à une clé primaire dans Access ou les systèmes de base de données. Nous allons traiter de ce sujet dans d’autres articles alors je ne vais pas trop m’attarder là-dessus alors il n’est pas important pour le moment de tout comprendre.

Maintenant que nous savons qu’Excel est un tableur composé de feuille, nous pouvons regarder l’intérieur d’une feuille pour mieux comprendre ses fonctions principales qui lui permettent d’être le logiciel qu’il est aujourd’hui. La feuille est composée de cellules qui peuvent être séparées en ligne et colonne distincte. C’est très similaire à un plan cartésien ou chaque cellule à une coordonnée propre à elle. Le concept est le même qu’une partie de « Battleship », tu peux mettre une valeur numérique, un caractère alphabétique ou des mots pour attribuer une valeur à la cellule qui pourrait être un bateau de différente taille dans notre partie de « Battleship ». Ensuite, il t’est possible de rechercher cette valeur dans le tableur. Chaque cellule peut contenir une formule pour déterminer un résultat alors les options sont vastes et dépend du type d’opération que vous voulez exécuter.

De plus, l’utilisation d’un fichier Excel n’est pas simplement réservée aux organisations. Vous pouvez l’utiliser au quotidien pour votre liste d’épicerie ou votre entraînement hebdomadaire. Les possibilités avec Excel sont infinies. La preuve, les organisations l’utilisent pour la gestion budgétaire, l’analyse financière, le suivi de projets, l’inventaire du « stock » et les rapports de performance. Les tâches énumérées sont seulement l’utilisation courante, mais il existe des centaines d’autres possibilités. Car un des avantages offerts est la possibilité de créer des macros qui utiliseront « Visual Basic for applications » qui permet d’automatiser les tâches répétitives sans trop de complexité. En bonus, les données peuvent être visualisées facilement à l’aide des tableaux dynamique ou les graphiques standard connus de tous.